Beratung & Projektsteuerung
Projektsteuerung ist eine delegierbare Bauherrenaufgabe mit einem definierten Leistungsbild nach AHO Heft Nr. 9. Wo sie endet und die Projektleitung beginnt, legt fest, wer entscheidet und wer für die Entscheidung einsteht.
Erst die Begriffe
Projektsteuerung, Projektleitung, Bauherrenvertretung
Im Alltag gehen die drei Begriffe oft durcheinander. Unterscheiden lassen sie sich an der Befugnis: wer Entscheidungen vorbereitet, wer sie trifft und wer den Bauherrn nach außen vertritt.
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Stabsfunktion
Projektsteuerung
Bereitet Entscheidungen vor, steuert, überwacht und dokumentiert. Legt Entscheidungsvorlagen mit Alternativen und Empfehlung vor.
Keine Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis
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Linienfunktion
Projektleitung
Entscheidet auf Bauherrenseite und erteilt Weisungen an die Beteiligten. Trägt die Verantwortung für die getroffene Entscheidung.
Entscheidungs- und Weisungsbefugnis
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Vollmacht
Bauherrenvertretung
Handelt im Außenverhältnis anstelle des Bauherrn, im Rahmen einer erteilten Vollmacht. Der Umfang wird vertraglich festgelegt.
Befugnis so weit wie bevollmächtigt
Warum die Unterscheidung im Projekt zählt
Beauftragt ein Bauherr Projektsteuerung und erwartet Projektleitung, wartet er im Zweifel auf eine Entscheidung, die niemand treffen darf. Im umgekehrten Fall überträgt er Entscheidungsbefugnis, ohne das zu wollen, und verliert die Kontrolle über sein eigenes Vorhaben.
Festgehalten wird das schriftlich im Vertrag: welche Entscheidungen beim Bauherrn bleiben, welche delegiert sind und ab welcher Größenordnung eskaliert wird. Dafür genügen wenige Sätze, und sie legen die Governance des Projekts fest.
Sie kaufen Fach- und Steuerungskompetenz ein und behalten die Entscheidungshoheit.
Das Leistungsbild
Fünf Handlungsbereiche über fünf Projektstufen
AHO Heft Nr. 9 beschreibt Projektsteuerung als Matrix: fünf Handlungsbereiche, die über alle fünf Projektstufen laufen. Die Handlungsbereiche bleiben in jeder Stufe dieselben, nur ihre Schwerpunkte verschieben sich.
| Handlungsbereich | 01 Projektvorbereitung | 02 Planung | 03 Ausführungsvorbereitung | 04 Ausführung | 05 Projektabschluss |
|---|---|---|---|---|---|
| A Organisation, Information, Koordination, Dokumentation | Projektvorbereitung: liegt im Schwerpunkt | Planung: liegt im Schwerpunkt | Ausführungsvorbereitung: liegt im Schwerpunkt | Ausführung: liegt im Schwerpunkt | Projektabschluss: liegt im Schwerpunkt |
| B Qualitäten und Quantitäten | Projektvorbereitung: liegt im Schwerpunkt | Planung: liegt im Schwerpunkt | Ausführungsvorbereitung: ist beteiligt | Ausführung: liegt im Schwerpunkt | Projektabschluss: ist beteiligt |
| C Kosten und Finanzierung | Projektvorbereitung: liegt im Schwerpunkt | Planung: liegt im Schwerpunkt | Ausführungsvorbereitung: liegt im Schwerpunkt | Ausführung: liegt im Schwerpunkt | Projektabschluss: liegt im Schwerpunkt |
| D Termine, Kapazitäten und Logistik | Projektvorbereitung: ist beteiligt | Planung: liegt im Schwerpunkt | Ausführungsvorbereitung: liegt im Schwerpunkt | Ausführung: liegt im Schwerpunkt | Projektabschluss: ist beteiligt |
| E Verträge und Versicherungen | Projektvorbereitung: ist beteiligt | Planung: ist beteiligt | Ausführungsvorbereitung: liegt im Schwerpunkt | Ausführung: liegt im Schwerpunkt | Projektabschluss: liegt im Schwerpunkt |
Die Projektstufen
Was in welcher Stufe entsteht
Jede Stufe hat ein Ergebnis, das die nächste voraussetzt.
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Projektvorbereitung
Ziele, Rahmenbedingungen und Organisation werden festgelegt. Bedarfsplanung, erster Kostenrahmen, Terminrahmen, Vergabestrategie.
Ergebnis Eine Grundlage, auf der die Planung beauftragt werden kann
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Planung
Steuerung der Planungsbeteiligten in den HOAI-Leistungsphasen 2 bis 4. Kostenschätzung und Kostenberechnung, Terminsteuerung, Planlaufkontrolle.
Ergebnis Eine genehmigungsfähige, gerechnete Planung
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Ausführungsvorbereitung
Steuerung der Ausführungsplanung und der Vergabe (HOAI-Leistungsphasen 5 bis 7): Vergabeverfahren vorbereiten und begleiten, Angebote prüfen, Verträge strukturieren, Kostenanschlag auf Basis der eingegangenen Angebote.
Ergebnis Verträge, die mit der Planung übereinstimmen
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Ausführung
Termin-, Kosten- und Qualitätsüberwachung, Nachtragsmanagement, Steuerung der Schnittstellen zwischen den Gewerken.
Ergebnis Ein Bau, dessen Stand laufend dokumentiert ist
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Projektabschluss
Abnahmen, Mängelverfolgung, Dokumentation und Bestandsunterlagen, Kostenfeststellung, Übergabe an den Betrieb.
Ergebnis Ein abgerechnetes und übergebenes Projekt
Wofür Sie das einkaufen
Was Steuerung konkret leistet
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Kostensteuerung
Kostenverfolgung nach DIN 276 über alle Ermittlungsstufen, vom Kostenrahmen bis zur Kostenfeststellung. Abweichungen fallen auf, solange sie noch steuerbar sind, also lange vor der Schlussrechnung.
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Terminsteuerung
Ein Steuerungsterminplan mit kritischem Pfad. Verzüge werden darin sichtbar, bevor sie sich auf nachfolgende Vorgänge übertragen.
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Governance
Definierte Entscheidungswege, dokumentierte Vorlagen, nachvollziehbare Begründungen. Auch Monate später ist rekonstruierbar, warum etwas so entschieden wurde.
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Entlastung
Koordination der Beteiligten und kaufmännische Abwicklung liegen bei der Projektsteuerung. Über Ihren Schreibtisch laufen nur noch die Entscheidungen.
Typische Auslöser
Wann Projektsteuerung sinnvoll ist
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Keine eigene Baukompetenz im Haus
Das Kerngeschäft ist ein anderes, und ein Bauvorhaben alle paar Jahre rechtfertigt keine eigene Bauabteilung.
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Mehrere Vorhaben gleichzeitig
Die eigene Bauabteilung ist ausgelastet, und das nächste Projekt kann nicht warten.
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Governance ist gefordert
Gremien, Aufsichtsrat oder Finanzierungspartner verlangen nachvollziehbare Entscheidungen und regelmäßige Berichte.
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Das Projekt läuft aus dem Ruder
Termine rutschen, Nachträge häufen sich, und der Kostenstand ist unklar. Steuerung lässt sich auch mitten im Projekt aufsetzen.
Rollenregel
Steuerung und Ausführung im selben Projekt
Die Steuerung prüft für den Bauherrn die Leistung der ausführenden Firmen. Für die Rollen im selben Projekt gilt:
Wer in einem Projekt die Steuerung übernimmt, tritt dort nicht als Generalunternehmer an.
Die Rolle wird vor Mandatsbeginn festgelegt und schriftlich festgehalten.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Projektsteuerung und Projektleitung?
Die Projektsteuerung ist eine Stabsfunktion: Sie bereitet Entscheidungen vor, überwacht und dokumentiert, hat aber keine Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis. Die Projektleitung ist eine Linienfunktion auf Bauherrenseite und entscheidet. AHO Heft Nr. 9 beschreibt für beide ein eigenes Leistungsbild und fasst sie unter dem Begriff Projektmanagement zusammen. Sie können getrennt oder gebündelt vergeben werden. Der Umfang gehört in den Vertrag.
Was regelt AHO Heft Nr. 9?
Das Heft Nr. 9 der AHO-Schriftenreihe beschreibt das Leistungsbild der Projektsteuerung in fünf Handlungsbereichen über fünf Projektstufen. Die Handlungsbereiche sind Organisation, Information, Koordination und Dokumentation (A), Qualitäten und Quantitäten (B), Kosten und Finanzierung (C), Termine, Kapazitäten und Logistik (D) sowie Verträge und Versicherungen (E). Das Heft ist ein etablierter Branchenstandard ohne Gesetzeskraft, an dem sich Leistungsbild und Vergütung in der Praxis orientieren.
Ist Projektsteuerung in der HOAI geregelt?
Seit 2009 nicht mehr. Bis dahin enthielt § 31 HOAI einen knappen Leistungskatalog zur Projektsteuerung, die HOAI 2009 hat ihn gestrichen. Heute regelt die HOAI Planungsleistungen in bis zu neun Leistungsphasen, und die Projektsteuerung folgt dem AHO-Leistungsbild. Beide berühren sich: Auch der Objektplaner schuldet nach HOAI Anlage 10 zum Beispiel Terminpläne und Kostenkontrolle. Ohne klare Abgrenzung in den Verträgen wird so etwas doppelt beauftragt oder fällt zwischen die Verträge.
Kann Projektsteuerung noch während des laufenden Baus beauftragt werden?
Ja. Am Anfang steht dann eine Bestandsaufnahme: tatsächlicher Bautenstand, belastbarer Kostenstand, offene Nachträge, Vertragslage. Erst danach lässt sich sinnvoll steuern. Dafür braucht die Steuerung Einsicht in Verträge, Pläne und Rechnungen, und der Bauherr muss sie gegenüber Planern und Firmen als seine Beauftragte bekannt machen.
Was ist eine Bauherrenvertretung?
Die Bauherrenvertretung gibt Erklärungen im Namen des Bauherrn ab, und diese binden ihn so, als hätte er sie selbst abgegeben (§ 164 BGB). Wie weit das reicht, regelt die Vollmacht: von einzelnen Erklärungen, etwa einer Abnahme, bis zur umfassenden Vertretung gegenüber Behörden, Planern und Firmen. Heikel sind Befugnisse mit Kostenfolge wie die Beauftragung von Nachträgen. Für sie gehört eine Wertgrenze in die Vollmacht.
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